La gestión de su cartera de ventas debe ser lo más eficiente posible si quiere maximizar sus beneficios. Si tienes un negocio, uno de los primeros programas que probablemente abras por la mañana es Outlook, y por una buena razón. Cuando se trata de aumentar su productividad, Microsoft Outlook le permite simplificar su rutina diaria, al tiempo que reduce el número de pequeñas tareas que tiene que hacer. Es una parte esencial de nuestro ritual matutino, y es capaz de mucho más que enviar correos electrónicos y programar reuniones.
Cada cliente comienza su viaje como un extraño que nunca ha oído hablar de su marca. Por lo tanto, su canal de ventas está en el centro del éxito de su empresa, ya que define el camino que siguen para saber más sobre usted, ya sea a través del boca a boca, los anuncios, las publicaciones o su equipo de ventas. Se convierten en un prospecto, luego en un cliente potencial y finalmente en una venta cerrada si su embudo de ventas está bien configurado.
En este artículo, veremos cómo utilizar Outlook para gestionar su proceso de ventas y sacar el máximo partido a sus herramientas.
Seguimiento de sus clientes potenciales con Tareas
Los clientes de hoy en día tienen más opciones que nunca, lo que significa que se necesitará más esfuerzo para convencerles de que compren su producto o servicio. Alrededor del 2% de las ventas se realizan en la primera reunión, lo que refleja una probabilidad muy baja de que su primera propuesta se traduzca en una transacción cerrada. Por lo tanto, obtener el resultado deseado de su reunión de ventas requiere una estrategia bien pensada.
No vuelvas a olvidar este seguimiento
Con la integración de Outlook, no hay duda de que Microsoft To Do es un eficaz gestor de tareas. Puedes ver al instante una lista de tus tareas pendientes mientras te desplazas por tus correos electrónicos con el complemento To Do para Outlook. Vaya a la pestaña Mi día en la parte superior de la ventana de Outlook. Cuando recibas un correo electrónico que requiera atención, sólo tienes que arrastrarlo a la ventana Mi día y elegir añadirlo a tu calendario como tarea o evento. De este modo, se garantiza que no se pierda ninguno de los pasos cruciales de su proceso de ventas.
Controla el rendimiento de tu equipo de ventas
Los usuarios de Microsoft Office deben conocer una función de Outlook que quizá no utilicen actualmente. Outlook Journal es una herramienta fácil de usar para hacer un seguimiento de lo que sus representantes de ventas están haciendo a lo largo de su jornada laboral.
Tiene el potencial de ser muy útil para gestionar su tiempo y el de su equipo, al tiempo que hace un seguimiento de los proyectos en curso.
Puede hacer un seguimiento de todas las solicitudes de tareas, correos electrónicos y convocatorias de reuniones, tanto si proceden de contactos individuales como de todos. Es posible hacer un seguimiento del tiempo de trabajo en Word, Excel y otros documentos si se permite el seguimiento en Outlook. En lugar de instalar un programa de seguimiento del tiempo por separado, pruebe a utilizar el incorporado en Outlook; obtendrá mejores resultados con una herramienta nativa y bien integrada.
Implantar un CRM para analizar sus datos
Comprender a sus clientes y cómo compran es fundamental para su éxito. Sin embargo, muchas empresas aún no saben cómo obtener esta información sobre el comportamiento de los clientes. Afortunadamente, todo esto se consigue fácilmente con un CRM. La información y las tendencias de los clientes y las ventas se proporcionan a través de los análisis de CRM, que pueden mejorar drásticamente las interacciones con los clientes, las estrategias publicitarias y la rentabilidad.
Podrá predecir con mayor precisión todos los beneficios futuros cuando conozca a fondo el comportamiento de los clientes y el ciclo de ventas. Durante siglos, las empresas han confiado en los datos históricos para predecir la rentabilidad futura sin el análisis de CRM y, aunque los datos históricos son valiosos, no siempre son precisos. Aquí es donde un CRM resulta útil, ya que le permite prever los datos mediante un análisis de CRM basado en su realidad actual y en las tendencias del mercado.
Tenga el control total de su cartera de ventas al alcance de su mano
La adopción coherente de las mejores prácticas es una parte esencial de cualquier proceso de ventas exitoso. Los flujos de procesos empresariales (BPF) en Dynamics 365 for Sales permiten a los empleados introducir datos de forma coherente, ciñéndose a los mismos procesos cada vez que tratan con un cliente potencial.
Un flujo de procesos comerciales bien diseñado guiará a su equipo de ventas a través de cada etapa del ciclo de ventas, para que puedan centrarse en alcanzar sus objetivos. Puede gestionar su cartera de ventas con la punta de los dedos si utiliza las GMP, que promueven la orientación constructiva en lugar de la imposición, a la vez que proporcionan control para apoyar el cumplimiento.
Establezca KPI cuantificables y mejore su cartera de ventas
Hay una herramienta increíble en el calendario de Outlook que le permite crear cuadros de mando que presentan la información que necesita para trabajar mientras se centra en la consecución de sus KPI: nuevos clientes potenciales, conversiones y cierres. En los cuadros de mando de Outlook se pueden mostrar y organizar muchos tipos de datos. Esto incluye eventos y citas del calendario, tareas, notas, archivos, clientes y más.
Puedes crear tantos cuadros de mando como quieras e intercambiarlos fácilmente. Por ejemplo, puede crear tablas separadas para diferentes tareas de trabajo; el número de tablas que establezca y el uso que les dé depende totalmente de usted.
Utilice las funciones de integración de Outlook con Dynamics 365
Para mejorar la adopción de Outlook, muchas organizaciones quieren asegurarse de que su personal pueda utilizar la funcionalidad de Outlook al mismo tiempo que aprovecha las capacidades de sus otras aplicaciones empresariales. Con soluciones como la aplicación Dynamics 365 para Outlook, Dynamics 365 siempre ha estado a la vanguardia de la integración.
Outlook funciona con todas las aplicaciones estándar de Microsoft Office. La integración de Teams con Outlook, por ejemplo, permitirá a los usuarios enviar copias de conversaciones y correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos, a los canales y chats de Teams. En él, enviar un mensaje de correo electrónico específico para iniciar un chat también es una opción. Cuando se utiliza junto con un buen sistema de CRM completo, Outlook se convierte en una herramienta aún más potente para la adquisición de clientes potenciales, la organización de contactos, la gestión de oportunidades y, en las condiciones adecuadas, la gestión eficaz de su cartera de ventas. Llevar SharePoint/Microsoft 365 al lugar donde se encuentran sus usuarios en Outlook también le ayudará a aumentar la productividad mientras mantiene la seguridad del contenido, señala Galdón Software.
Aumentar la productividad mediante la automatización
En el mundo actual, la automatización está en el centro de la productividad. Puede llegar a ser bastante agotador cuando hay que responder a las mismas preguntas una y otra vez con sólo unos pocos cambios en el mensaje. Escribir el mismo mensaje una y otra vez no sólo es tedioso, sino que además desvía tu atención de otras tareas que aprovecharían mucho mejor tu energía.
Afortunadamente, puedes crear plantillas para las respuestas frecuentes que envíes en Outlook y lanzarlas con unos pocos clics.
También puede utilizar componentes rápidos en lugar de plantillas para crear un correo electrónico más sofisticado. Tener que teclear contenido repetitivo puede ser más fácil con esta función que ahorra tiempo, y puedes empezar por localizar la información que quieres guardar en un mensaje existente. Las respuestas automáticas también son un buen método para dirigir rápidamente las comunicaciones a la persona adecuada para su resolución.
Si necesita centrarse en tareas y clientes específicos, puede configurar Outlook para que le avise sólo de los mensajes de alta prioridad e instruir a su equipo de ventas sobre cómo priorizar correctamente los correos electrónicos. Si su operación implica el servicio al cliente y su tiempo de respuesta es supervisado, Outlook también puede alertarle cuando personas ajenas a su equipo se pongan en contacto con usted.
Saque el máximo partido a Outlook con la integración de CRM
Es posible convertir Outlook en una especie de CRM. Pero aún mejor, el uso de su CRM en su correo electrónico de Outlook impulsará la adopción y le ofrecerá muchos beneficios en la gestión de su canal de ventas. Envíenos un mensaje y permítanos mostrarle cómo puede utilizar la funcionalidad de Outlook implementando un CRM completo.